خلاصه کتاب مدیریت پروژه

بخشی از خلاصه کتاب مدیریت پروژه

• توجه: محتوای این فایل فقط فصل چهارم ، پنجم و ششم از کتاب مدیریت پروژه می باشد.

فصل چهارم

چگونه یک پروژه با ماهیت احتمالی را برنامه ریزی کنیم؟

هدف کلی

آشنایی فراگیران با چگونگی تجزیه و تحلیل و برنامه ریزی پروژه های با ماهیت احتمالی

هدفهای رفتاری

از فراگیر انتظار می رود پس از مطالعه و یادگیری مطالب این فصل بتواند:

1. پروژه های با زمانهای احتمالی را برنامه ریزی و زمان بندی نماید.

2.پروژه های با فعالیت های احتمالی را برنامه ریزی و زمان بندی کند.

4. چگونه یک پروژه با ماهیت احتمالی را برنامه ریزی کنیم؟

و با پروژه هایی آشنا شدید که فعالیت ها و زمان های آن ها همگی قطعی بودند ان معنی که برای اتمام پروژه بایستی تمام فعالیت ها را انجام داد و زمان انجام فعالیت ها نیز قطعی هستند. در مواقع عدم اطمینان، این شرایط برقرار نیست وبرای اتمام پروژه، فقط برخی از فعالیت ها لازم است انجام گیرد و یا به طور قطع و یقین نمی توان زمان انجام فعالیت ها را مشخص کرد. در چنین شرایطی بایستی از روش غیر قطعی برای برنامه ریزی و کنترل پروژه ها استفاده نمود.

برنامه ریزی و زمان بندی پروژه ها، با زمانهای احتمالی

روش پرت با فروش ارزیابی و بازنگری پروژه ها در مواقعی مورد استفاده قرار می گیرد که به طور یقین نمی توان زمان انجام فعالیت را مشخص نمود لیکن کلیه فعالیت های موجود در شبکه، قطعی هستند. به طور کلی پس از رسم شبکه، این سؤال مطرح است که برای انجام هر یک از فعالیت های شبکه چه مدت زمان به طول می انجامد؟

دو رویکرد برای تعیین زمان تکمیل فعالیت های یک پروژه به کار گرفته می شود اولین رویکرد، تشخیص و تخمین است. در اینجا فرض بر این است که به اندازه کافی درباره هر کار یا عملی میدانیم و تخمین زمانی به حد کافی می تواند دقیق و قابل قبول باشد. این روش به وسیله استفاده کننده های روش مسیر بحرانی (C.P.M ) دنبال می شود. دومین رویکرد، روش احتمالی است. به طوری که شخص ممکن است قادر باشد با توجه به محدودیت هایی که به طور واقعی در مدت زمان فعالیست به وجود خواهد آمد، زمان انجام آن را به صورت احتمالی مشخص کند، به عبارت دیگر، با حدس و گمان، مدت زمان اجرای فعالیت ها را بیان نماید. این روش به وسیله طراحان رو پرت مورد استفاده قرار گرفت.

فصل پنجم

چگونه یک پروژه را اجرا کنیم؟

هدف کلی

آشنایی فراگیران با روش ها و مراحل اجرای پروژه ها۔

هدف های رفتاری

از فراگیر انتظار می رود پس از مطالعه و یادگیری مطالب این فصل بتواند :

گام اول: چگونگی هماهنگی و تعیین ارتباطات پروژه را تبیین و تشریح نماید. .

گام دوم: روش های تأمین مالی پروژه را تشریح کند.

گام سوم: روش های اجرای پروژه را تشریح کند.

گام چهارم: چگونگی تدارکات پروژه را توضیح دهد.

گام پنجم: هدایت و رهبری پروژه را بیان نماید.

گام ششم : فعالیت های آماده کردن و تجهیز کارگاه را توضیح دهد.

چگونه یک پروژه را اجرا کنیم؟

اصلی در تحقق اهداف پروژه است، زیرا تولید تحویل شدند پروژه در این فاز انجام می شود. اجرای صحیح فعالیتهای پروژه طبق مشخصات و استانداردهای مشخص شده در برنامه، ما را در اتمام و تحویل اقلام تحویلی شدنی وکارکرد صحیح آنها مطمئن می سازد. در این فاز مجموعه گام های زیر تحقق مي یابد.

گام اول: هماهنگی و تعیین ارتباطات پروژه:

با انجام برنامه ریزی و سازماندهی پروژه، نوبت به تولید اقلام تحویل شدنی (خروجی های پروژه) می رسد. بدین منظور، به کار گیری بهترین افراد اجرایی برای انجام کارهای زمان بندی شده براساس سازمان طراحی شده، الزامی است. ليكن هماهنگی به منظور یکپارچه نمودن کوششها و تلاش اعضای تیم و کارکنان برای رسیدن به هدف نهایی، از اهمیت ویژه ای برخوردار است. ایجاد هماهنگی در پروژه های بزرگ، با توجه به گستردگی فعالیت ها و تقسیم کارها، به سادگی امکان پذیر نیست و نیازمند استفاده از روش های مشخصی خواهد بود.

هماهنگی از طریق آگاه سازی، آموزش و دخالت در تصمیم گیری ها حاصل میشود و بستر آنها ایجاد ارتباطات است که در آن نحوه و چگونگی توزیع و تبادل عقاید، افکار و اطلاعات به منظور هماهنگی و هدایت دست اندرکاران پروژه مورد بحث قرار می گیرد.

فصل ششم

چگونه یک پروژه را کنترل کنیم؟

هدف کلی

آشنایی فراگیران با فعالیت های کنترل پروژه

هدفهای رفتاری

از فراگیر انتظار می رود پس از مطالعه و یادگیری مطالب این فصل بتواند:

گام اول: طراحی و تدوین سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه ( PMIS) را توصیف و تشریح نماید.

گام دوم: گزارش های عملکردی را تهیه نماید

گام سوم: وضعیت پروژه را تجزیه و تحلیل کند و گزارش ها را تهیه نماید.

گام چهارم به هنگام سازی پروژه (تعدیل و برنامه ریزی مجدد) را انجام دهد.

گام پنجم: برنامه ها و اقدامات اصلاحی را پیگیری نماید.

چگونه یک پروژه را کنترل کنیم؟

کنترل پروژه در واقع اطمینان از رسیدن به اهداف پروژه است. در کنترل پروژه این سوال مطرح است که آیا اقلام تحویل شدنی پروژه با توجه به تغییرات، در موعد مقرر و با کیفیت هزینه مورد توافق در قرارداد به اتمام می رسد؟ لذا عامل اصلی کنترل، تغییر و تحولات در پروژه است. در اینجا به برخی از عواملی که موجب تغییر در برنامه اولیه پروژه می شود، اشاره می گردد.

• ممکن است مفروضات برنامه ریزی فعالیت و نیز برآوردهای زمان، منابع و بودجه فعالیت های اشتباه باشد.

احتمال دارد نیازها تغییر کند

در طول اجراء تأمین منابع و بودجه دچار تغییر گردد.

عوامل پیش بینی نشده به وقوع بپیوندد.

موارد فوق، دستیابی به نتایج پروژه را به مخاطره می اندازد. بنابراین لازم است تا دائما با انجام کنترل، برنامه اجرای پروژه تعدیل و متناسب گردد؛ لذا کنترل پروژه در واقع کنترل تغییرات از طریق شناسایی مشکلات و ارائه ی راه حل هایی برای رفع آنها و نیز انجام دادن آنها است.

فرآیندهای کنترل پروژه به صورت مجموعه گام هایی به شرح زیر ارائه می شود

گام اول: طراحی و تدوین سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه

سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه شامل ابزارها و فنون مورد استفاده برای جمع آوری تلفيق و انتشار نتایج مجموعه فرآیندهای چرخه زیست پروژه می باشد و جنبه های مختلف پروژه را از شروع تا خاتمه به طور دستی و با مکانیزه پشتیبانی می نماید. اگرچه طراحی و تدوین سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه در فاز کنترل پروژه ارائه شده است، ليكن همان طور که تبیین شد، این سیستم در کلیه مراحل حيات پروژه از مرحله آغازین تا مرحله اختتامی، کاربرد دارد.

اهمیت و ضرورت ایجاد سیستم های اطلاعاتي بر افراد با تجربه پوشیده نیست لیکن ذکر آنها از اهمیت بسزایی برخوردار است. بخشی از ضرورت های ایجاد یک سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه، به شرح ذیل است:

• در اختیار گذاشتن اطلاعات لازم، به منظور به هنگام نگه داشتن آگاهی طرفهای ذینفع در مورد آنچه انجام شده است
• اخذ تصمیمات به موقع توسط مدیران
• مقایسه پیشرفت واقعی با فعالیت های برنامه ریزی شده و تجزیه و تحلیل آنها .
• تقویت رابطه بین مدیران ارشد، اجرایی و کارکنان پروژه